Планирование непрерывной деятельности бизнеса в условиях кризиса // чек-лист

Пост обновлен февр. 25



Инна Килейникова

Консультант в области финансов и стратегии, член совета директоров, председатель комитета по финансам и аудиту, член АНД.


ВВЕДЕНИЕ


Данный перечень был подготовлен во время вспышки COVID-19 и включает список действий для реагирования бизнеса на ключевые риски во время пандемии.

Многие из действий совпадают с теми, которые вы бы подготовили во время любого типа аналогичной угрозы, как, например, пандемия гриппа.

Особенно важно, чтобы ваши организации использовали доступные источники актуальной информации и рекомендации, и соответствующим образом обновляли планы действий.

Убедитесь, что ваши сотрудники ознакомлены с планом действий на случай непредвиденной ситуации и регулярно принимают участие в тестовых мероприятиях.

Приведенный список действий не является исчерпывающим, но дает основу для разработки подобного списка действий с учетом особенностей вашей организации.


СПИСОК КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ / ЧЕК-ЛИСТОВ ПО РАЗНЫМ ФУНКЦИЯМ




Управление кризисом

  • Создайте структуру кризисного управления с определенными ролями и обязанностями по оперативному принятию решений

  • Определите ситуации, триггерные точки или уровни тяжести для активации соответствующих процессов и процедур

  • Определите критически важные бизнес-функции, которые могут быть затронуты, и разработайте стратегии их восстановления

  • Разработайте гибкую и отзывчивую стратегию коммуникации, которая включает в себя планы реагирования на сложившуюся ситуацию и ее освещение в социальных сетях

  • Регулярно пересматривайте и обновляйте существующие политики, процедуры и планы реагирования на непредвиденные ситуации.


Кадровая политика

  • Разработайте стратегию работы с кадрами в случае наступления непредвиденной ситуации, включая требования к удаленной работе сотрудников, распределению обязанностей и ответственностей, выдвижение кандидатов на соответствующие должности и перекрестное обучение соответствующим компетенциям

  • Разработайте внутреннюю политику коммуникаций (например, когда и как общаться с персоналом) для управления страхом и паникой. Назначьте контактное лицо для запросов персонала, а также ответственного за поддержание и улучшение морального духа сотрудников

  • Разработайте политики командировок во время непредвиденной ситуации, включая связь с персоналом в поездках и ввод ограничений на деловые поездки в места с высоким риском

  • Подготовьте политики в отношении больничных листов и отпусков

  • Разработайте политику ввода карантина для сотрудников, которые были в странах повышенного риска, имели контакты с кем-либо из этих стран, или проявляют симптомы (COVID-19)

  • Разработайте сценарии действия при обнаружении заболевания, включая отслеживания контактов для выявления тех, кто контактировал с подозреваемым/инфицированным персоналом (COVID-19)

  • Проверьте страховое покрытие персонала, включая наличие сопутствующих заболеваний, обеспечение удовлетворения особых потребностей отдельных сотрудников

Удаленный сценарий работы

  • Обеспечьте возможность работать из дома для отдельных групп сотрудников, в том числе достаточное оснащение персональными средствами для работы из дома (например, ноутбуки, VPN доступ и т.д.)

  • Обеспечьте сотрудников ИТ-инфраструктурой для крупномасштабного удаленного доступа к информационным ресурсам

  • Внедрите политики максимального использования виртуальных встреч с клиентами и поставщиками. Обеспечение сотрудников соответствующей инфраструктурой

  • Внедрите политики использования смен-вахт (местоположений или сдвигов), включая ротацию обособленных постоянных команд сотрудников, работающих из офиса

  • Активируйте резервные офисные помещения для размещения обособленных команд


Работа из офиса

  • Обеспечьте максимальное дистанцирование сотрудников, минимизируйте контакты на рабочих местах, при необходимости изолируйте рабочие места друг от друга

  • Зонируйте офисное пространство с целью разделения людских потоков, чтобы сотрудники по минимуму перемещались между зонами

  • Максимально зонируйте и производите частую дезинфекцию мест общего пользования, включая места приема пищи и транспортные средства (например, кнопки подъема, дверные ручки и т.д.)

  • Обеспечьте регулярные поставки антисептиков и индивидуальных средств защиты, таких как: мыло для рук / дезинфицирующих средств и масок для лица

  • Задействуйте мониторинг и отслеживание посетителей, присутствующих в офисных помещениях

  • Разработайте и внедрите политики посещаемости офисов инфицированными или подозреваемыми в заражении сотрудниками

  • Внедрите сценарии реагирования при необходимости эвакуации персонала и стерилизации зараженных мест в случае подтвержденного случая заболевания

Инфраструктура

  • Убедитесь, что существующая инфраструктура обладает достаточной пропускной способностью для поддержки пользователей, работающих из офиса, а также из дома или из других альтернативных сайтов

  • Предоставьте сотрудникам необходимое оборудование (например, ноутбуки и доступ к широкополосному интернету) для работы из альтернативных сайтов/локаций

  • Проконсультируйтесь с операторами или поставщиками услуг связи о непрерывности их услуг и разработайте стратегию реагирования в случае возможного ограничения данных услуг

  • Держите старое оборудование в качестве аварийной замены или запасных частей

Ключевые данные

  • Пересмотрите политики и процедуры защиты данных, при необходимости обновите их

  • Просмотрите свои ключевые данные и соответствующие процедуры, обеспечивающие корректность, своевременность и достаточность данных

  • Проведите тест на восстановление полного цикла для обеспечения своевременного восстановления данных как внутри, так и на удаленных сайтах

  • Обеспечьте альтернативные сайты для хранения резервных копий, включая необходимые меры безопасности

  • Проведите обучающий курс защиты данных с сотрудниками, чтобы убедиться, что они используют доступные резервные копии и современные решения для защиты данных как на корпоративных ресурсах, так и на персональных носителях - для минимизации рисков несанкционированных доступов, либо потери данных при удаленной работе

Поставщики и партнеры

  • Определите ключевые услуги и продукты, а также список того, что необходимо для поддержания цепочки соответствующих поставок

  • Определите текущие уровни запасов и разрабойте план действия на случай их нехватки

  • Определите критически важных поставщиков уровня 1 и уровня 2 (особенно для поставок с единственными безальтернативным поставщиком) и проверьте, базируются ли они в странах с высоким риском

  • Определите резервных или альтернативных поставщиков, если ваш основной поставщик не в состоянии поддержать необходимый уровень поставок

  • Проверьте договорные условия на наличие нарушений соглашений об уровне обслуживания (SLAs) и других воздействий на ваш бизнес

  • Проведите обзор страховых полисов для обеспечения покрытия нарушений договоров, связанных с задержками поставок


Акционеры и другие заинтересованные стороны

  • Проведите активные переговоры с поставщиками или клиентами для управления потенциальными сбоями или проблемами в предоставлении услуг

  • Информируйте поставщиков и клиентов о планах реагирования и мероприятиях по управлению кризисными ситуациями и поддержанию доверия заинтересованных сторон

  • Согласуйте с местными органами власти или регулирующими органами свои планы реагирования и обеспечения готовности на случай непредвиденных ситуаций

  • Регулярно информируйте акционеров о существующем уровне рисков и планах, смягчающих эти риски



ЦИТАТА ДНЯ






«Планируй для того времени, когда будет трудно, пока это легко ...»


Сунь-цзы

Трактат о военном искусстве






Москва

29 мая 2020г.

Просмотров: 32Комментариев: 0