Планирование непрерывной деятельности бизнеса в условиях кризиса // чек-лист
Обновлено: 25 февр. 2021 г.
Инна Килейникова
Консультант в области финансов и стратегии, член совета директоров, председатель комитета по финансам и аудиту, член АНД.
ВВЕДЕНИЕ
Данный перечень был подготовлен во время вспышки COVID-19 и включает список действий для реагирования бизнеса на ключевые риски во время пандемии.
Многие из действий совпадают с теми, которые вы бы подготовили во время любого типа аналогичной угрозы, как, например, пандемия гриппа.
Особенно важно, чтобы ваши организации использовали доступные источники актуальной информации и рекомендации, и соответствующим образом обновляли планы действий.
Убедитесь, что ваши сотрудники ознакомлены с планом действий на случай непредвиденной ситуации и регулярно принимают участие в тестовых мероприятиях.
Приведенный список действий не является исчерпывающим, но дает основу для разработки подобного списка действий с учетом особенностей вашей организации.
СПИСОК КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ / ЧЕК-ЛИСТОВ ПО РАЗНЫМ ФУНКЦИЯМ
Управление кризисом
Создайте структуру кризисного управления с определенными ролями и обязанностями по оперативному принятию решений
Определите ситуации, триггерные точки или уровни тяжести для активации соответствующих процессов и процедур
Определите критически важные бизнес-функции, которые могут быть затронуты, и разработайте стратегии их восстановления
Разработайте гибкую и отзывчивую стратегию коммуникации, которая включает в себя планы реагирования на сложившуюся ситуацию и ее освещение в социальных сетях
Регулярно пересматривайте и обновляйте существующие политики, процедуры и планы реагирования на непредвиденные ситуации.
Кадровая политика
Разработайте стратегию работы с кадрами в случае наступления непредвиденной ситуации, включая требования к удаленной работе сотрудников, распределению обязанностей и ответственностей, выдвижение кандидатов на соответствующие должности и перекрестное обучение соответствующим компетенциям
Разработайте внутреннюю политику коммуникаций (например, когда и как общаться с персоналом) для управления страхом и паникой. Назначьте контактное лицо для запросов персонала, а также ответственного за поддержание и улучшение морального духа сотрудников
Разработайте политики командировок во время непредвиденной ситуации, включая связь с персоналом в поездках и ввод ограничений на деловые поездки в места с высоким риском
Подготовьте политики в отношении больничных листов и отпусков
Разработайте политику ввода карантина для сотрудников, которые были в странах повышенного риска, имели контакты с кем-либо из этих стран, или проявляют симптомы (COVID-19)
Разработайте сценарии действия при обнаружении заболевания, включая отслеживания контактов для выявления тех, кто контактировал с подозреваемым/инфицированным персоналом (COVID-19)
Проверьте страховое покрытие персонала, включая наличие сопутствующих заболеваний, обеспечение удовлетворения особых потребностей отдельных сотрудников
Удаленный сценарий работы
Обеспечьте возможность работать из дома для отдельных групп сотрудников, в том числе достаточное оснащение персональными средствами для работы из дома (например, ноутбуки, VPN доступ и т.д.)
Обеспечьте сотрудников ИТ-инфраструктурой для крупномасштабного удаленного доступа к информационным ресурсам
Внедрите политики максимального использования виртуальных встреч с клиентами и поставщиками. Обеспечение сотрудников соответствующей инфраструктурой
Внедрите политики использования смен-вахт (местоположений или сдвигов), включая ротацию обособленных постоянных команд сотрудников, работающих из офиса
Активируйте резервные офисные помещения для размещения обособленных команд
Работа из офиса
Обеспечьте максимальное дистанцирование сотрудников, минимизируйте контакты на рабочих местах, при необходимости изолируйте рабочие места друг от друга
Зонируйте офисное пространство с целью разделения людских потоков, чтобы сотрудники по минимуму перемещались между зонами
Максимально зонируйте и производите частую дезинфекцию мест общего пользования, включая места приема пищи и транспортные средства (например, кнопки подъема, дверные ручки и т.д.)
Обеспечьте регулярные поставки антисептиков и индивидуальных средств защиты, таких как: мыло для рук / дезинфицирующих средств и масок для лица
Задействуйте мониторинг и отслеживание посетителей, присутствующих в офисных помещениях
Разработайте и внедрите политики посещаемости офисов инфицированными или подозреваемыми в заражении сотрудниками
Внедрите сценарии реагирования при необходимости эвакуации персонала и стерилизации зараженных мест в случае подтвержденного случая заболевания
Инфраструктура
Убедитесь, что существующая инфраструктура обладает достаточной пропускной способностью для поддержки пользователей, работающих из офиса, а также из дома или из других альтернативных сайтов
Предоставьте сотрудникам необходимое оборудование (например, ноутбуки и доступ к широкополосному интернету) для работы из альтернативных сайтов/локаций
Проконсультируйтесь с операторами или поставщиками услуг связи о непрерывности их услуг и разработайте стратегию реагирования в случае возможного ограничения данных услуг
Держите старое оборудование в качестве аварийной замены или запасных частей
Ключевые данные
Пересмотрите политики и процедуры защиты данных, при необходимости обновите их
Просмотрите свои ключевые данные и соответствующие процедуры, обеспечивающие корректность, своевременность и достаточность данных
Проведите тест на восстановление полного цикла для обеспечения своевременного восстановления данных как внутри, так и на удаленных сайтах
Обеспечьте альтернативные сайты для хранения резервных копий, включая необходимые меры безопасности
Проведите обучающий курс защиты данных с сотрудниками, чтобы убедиться, что они используют доступные резервные копии и современные решения для защиты данных как на корпоративных ресурсах, так и на персональных носителях - для минимизации рисков несанкционированных доступов, либо потери данных при удаленной работе
Поставщики и партнеры
Определите ключевые услуги и продукты, а также список того, что необходимо для поддержания цепочки соответствующих поставок
Определите текущие уровни запасов и разрабойте план действия на случай их нехватки
Определите критически важных поставщиков уровня 1 и уровня 2 (особенно для поставок с единственными безальтернативным поставщиком) и проверьте, базируются ли они в странах с высоким риском
Определите резервных или альтернативных поставщиков, если ваш основной поставщик не в состоянии поддержать необходимый уровень поставок
Проверьте договорные условия на наличие нарушений соглашений об уровне обслуживания (SLAs) и других воздействий на ваш бизнес
Проведите обзор страховых полисов для обеспечения покрытия нарушений договоров, связанных с задержками поставок
Акционеры и другие заинтересованные стороны
Проведите активные переговоры с поставщиками или клиентами для управления потенциальными сбоями или проблемами в предоставлении услуг
Информируйте поставщиков и клиентов о планах реагирования и мероприятиях по управлению кризисными ситуациями и поддержанию доверия заинтересованных сторон
Согласуйте с местными органами власти или регулирующими органами свои планы реагирования и обеспечения готовности на случай непредвиденных ситуаций
Регулярно информируйте акционеров о существующем уровне рисков и планах, смягчающих эти риски
ЦИТАТА ДНЯ
«Планируй для того времени, когда будет трудно, пока это легко ...»
Сунь-цзы
Трактат о военном искусстве
Москва
29 мая 2020г.